Stock opname dan manajemen persediaan merupakan bagian penting dalam menjalankan bisnis kecil.
Anda perlu mengelola dan mengendalikan stok dengan baik agar dapat mengukur efisiensi serta kinerja bisnis secara akurat.
Namun, apa itu stock opname dan mengapa kegiatan ini menjadi bagian penting dalam pengelolaan toko atau gudang?
Apa Itu Stock Opname?
Stock opname adalah proses pemeriksaan fisik terhadap jumlah dan kondisi persediaan yang dimiliki perusahaan, kemudian mencocokkannya dengan data yang tercatat dalam sistem atau pembukuan.
Proses ini bertujuan meminimalisir selisih antara stok fisik dan catatan akuntansi, yang dapat disebabkan oleh barang rusak, barang hilang, kesalahan pemasok, maupun kesalahan manusia dalam pencatatan.
Selisih stok bukanlah hal yang baik bagi bisnis, bahkan jika jumlah stok fisik lebih banyak dari catatan.
Kondisi ini menunjukkan bahwa manajemen persediaan tidak berjalan dengan baik dan perusahaan mengambil keputusan berdasarkan data yang tidak akurat.
Pentingnya Stock Opname
Pengelolaan stok yang akurat sangat penting bagi bisnis karena berbagai alasan, seperti:
-
Mengurangi Selisih Stok
Stock opname membantu mengidentifikasi perbedaan antara jumlah persediaan yang tercatat dengan stok fisik yang tersedia.
Selisih ini dapat terjadi akibat pencurian, kesalahan pencatatan, atau masalah lainnya. Istilah inventory shrinkage merujuk pada berkurangnya stok akibat pencurian, kecurangan, kerusakan barang, atau kesalahan administratif.
-
Menjaga Kualitas Stok
Melalui stock opname, bisnis juga dapat mengidentifikasi barang rusak dan memisahkannya dari stok yang layak jual.
Dengan demikian, pelanggan dijamin mendapat barang dalam kondisi yang memuaskan.
-
Mengoptimalkan Jumlah Persediaan
Dengan membandingkan stok aktual dan stok ideal, bisnis dapat dengan mudah mengidentifikasi produk yang memiliki penjualan baik dan produk yang kurang diminati.
Proses ini juga membantu mendeteksi stok lambat bergerak atau deadstock melalui analisis perputaran persediaan.
Selain itu, stock opname membantu menemukan kondisi kelebihan stok sehingga bisnis dapat segera mengambil tindakan untuk mencegah overstock.
-
Memastikan Laporan Keuangan yang Tepat
Catatan persediaan yang akurat sangat penting untuk menghasilkan laporan keuangan yang andal.
Stock opname memastikan nilai persediaan yang tercatat sesuai dengan kondisi fisik di lapangan, sehingga aset bisnis dapat dilaporkan secara tepat dan terhindar dari kesalahan yang dapat memengaruhi keakuratan laporan keuangan.
-
Meningkatkan Kepuasan Pelanggan
Stock opname yang dilakukan secara konsisten membantu bisnis menjaga jumlah persediaan pada tingkat yang optimal.
Hal ini mengurangi risiko kehabisan stok dan memastikan pesanan pelanggan dapat dipenuhi tepat waktu.
Dengan begitu, kepuasan pelanggan meningkat karena kebutuhan mereka dapat dipenuhi secara cepat dan efisien.
Bagaimana Proses Melakukan Stock Opname?
1. Tentukan Waktu yang Tepat
Buat jadwal pelaksanaan stock opname agar karyawan dapat mempersiapkan diri beserta seluruh kebutuhan yang diperlukan.
Selain itu, sisihkan waktu khusus untuk penyusunan laporan keuangan atau pembukuan karena kegiatan ini saling berkaitan dengan stock opname.
2. Siapkan Data Terbaru
Sesuai dengan tujuan utama stock opname, kegiatan ini dilakukan untuk mencocokkan data persediaan dalam sistem dengan kondisi stok sebenarnya.
Oleh karena itu, penting untuk menyiapkan data persediaan terbaru, termasuk jumlah barang yang telah terjual. Lakukan pengecekan ulang terhadap barang yang keluar dari gudang, baik karena penjualan maupun karena barang rusak.
3. Tentukan dan Petakan Area Penyimpanan
Membagi area penyimpanan di gudang merupakan langkah penting dalam proses stock opname. Sebaiknya buat peta lokasi penyimpanan agar petugas dapat menemukan barang dengan mudah. Beri tanda pada area yang sudah dihitung untuk mencegah terjadinya penghitungan ulang di lokasi yang sama.
4. Tentukan Barang yang Akan Dihitung
Perlu diingat bahwa tidak semua barang harus dihitung secara bersamaan. Tentukan jenis atau kategori barang yang menjadi prioritas dalam kegiatan stock opname.
5. Siapkan Catatan atau Alat Pemindai Barcode
Siapkan peralatan yang diperlukan, seperti buku catatan, pemindai barcode, dan alat pendukung lainnya.
Dengan peralatan tersebut, proses penghitungan dan pencatatan akan menjadi lebih mudah dan akurat.
Penggunaan fitur stock opname yang terintegrasi dengan sistem juga dapat membantu meminimalkan selisih data tanpa perlu memindahkan laporan secara manual.
6. Hentikan Pergerakan Barang Sementara
Untuk menghindari kesalahan perhitungan, hentikan sementara aktivitas keluar-masuk barang selama stock opname berlangsung. Beri pemberitahuan kepada pemasok dan pelanggan bahwa kegiatan stock opname sedang dilakukan.
7. Pilih Karyawan yang Kompeten
Kegiatan pencocokan stok memerlukan ketelitian dan konsentrasi yang tinggi. Oleh karena itu, pilih karyawan yang teliti, memiliki integritas, serta kemampuan berhitung yang baik.
8. Bentuk Dua Tim Terpisah
Agar proses berjalan lebih efektif dan akurat, bentuk dua tim dalam pelaksanaan stock opname. Tim pertama bertugas menghitung stok secara langsung di gudang, sedangkan tim kedua bertugas mencatat dan memasukkan data hasil perhitungan ke dalam sistem.
Seberapa Sering Anda Perlu Melakukan Stock Opname?
Sebenarnya, tidak ada aturan baku mengenai seberapa sering Anda harus menjalankan stock opname. Frekuensinya bergantung pada jenis bisnis dan skala usaha.
Agar lebih mudah dipahami, berikut penjelasannya:
-
Stock opname tahunan
Beberapa bisnis memilih melakukan stock opname besar satu kali dalam setahun. Kelebihannya, proses ini hanya dilakukan sekali sehingga tidak banyak mengganggu operasional.
Kekurangannya, saat stock opname berlangsung, hampir seluruh aktivitas operasional harus dihentikan hingga proses selesai.
-
Stock opname berkala (bulanan atau mingguan)
Pendekatan ini lebih populer dan umumnya lebih efisien karena stok data bisa diperbarui secara rutin, selisih stok lebih cepat terdeteksi, dan penyebab masalah dapat segera diketahui dan ditangani sejak awal.
Namun, Stock opname mingguan tidak selalu cocok untuk semua bisnis karena dapat mengganggu operasional akibat terlalu seringnya proses dihentikan.
Kesimpulan
Stock opname merupakan proses penting untuk menjaga akurasi data persediaan dan memastikan operasional bisnis berjalan secara efisien.
Dengan menentukan frekuensi stock opname yang tepat serta menjalankannya secara konsisten, bisnis dapat meminimalkan selisih stok, menghindari kerugian, dan mengambil keputusan berdasarkan data yang lebih andal.
Agar proses stock opname dan pencatatan persediaan menjadi lebih mudah dan terintegrasi, gunakan software akuntansi Kledo yang terintegrasi dengan aplikasi kasir untuk pencatatan otomatis, bisa menghasilkan laporan persediaan yang real-time, serta
